Mødereferat . Gug Boldklubs Venner

Seneste mødereferat

Referat af bestyrelsesmøde i Gug Boldklubs Venner - mandag den 16. september 2019.

 

 Deltagere: Allan Hübertz (AH), Benny Nygaard (BN), Finn Olsen (FO), Johs. Knudsen (JK), Jørn Axelsen (JA), Lars Fischer (LFN) og Willy Pedersen (WP).

  1. Godkendelse af forslag til dagsorden

    Det aftaltes indledningsvis at gennemføre mødet i henhold til det udsendte forslag til dagsorden – suppleret med to underpunkter til punkt 7, Eventuelt, vedrørende 1) Nedsættelse af arbejdsgruppe til planlægning af Veteranaften 2020 samt 2) Donation fra Gug Open-golfturnering 2019.

 

  1. Opfølgning og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet mandag den
    12. august 2019

 Dette godkendtes uden særskilte bemærkninger ud over, at uafklaret aktivitet nedsættelse af rør til flagstænger, jf. oversigt, tilstræbes gennemført hen over indeværende efterår.

 

  1. Information fra formanden

 Gug Boldklubs sponsoransvarlige, Henrik Studsbjerg (HS), har foreslået, at Bestyrelsen for Gug Boldklubs Venner deltager i et møde med klubbens sponsorer.
Der foreligger ikke p.t. information om tidspunkt samt dagsorden mv., men det aftaltes, at JA aftaler nærmere med HS. 

  1. Økonomisk status

 LFN orienterede herunder kort om nogle bevægelser, der fremgik af kontoudsigt, som var udsendt inden mødet.
Der er p.t. et underskud på godt 19.000 kr., bl.a. forårsaget af, at der i år indtil nu er ydet ca. 60.000 kr. i tilskud til Gug Boldklub.
Der er dog netop udsendt opkrævninger vedrørende kontingent, som forventes at indbringe ca. 9.000 kr. Endvidere forventes overskud fra markedsdagen at blive godt 20.000 kr., så den økonomiske status er generelt set tilfredsstillende.

LFN oplyste endvidere, at vores formue er intakt, jf. depotoversigt, som var udsendt inden mødet.     

 

  1. Behandling af indkomne ansøgninger

 U7 Drenge – Tilskud til fællesspisning

 Det aftaltes at bevilge 1.000 kr. til arrangementet.

BN oplyser derom til ansøgeren m.fl.

 

  1. Drøftelse af aktiviteter

 

  1. Evaluering af markedsdag 2019

    Generelt


    Der var enighed om, at årets markedsdag var forløbet tilfredsstillende, selv om der – som altid – er plads til forbedringer.

Vejret havde været ganske flot, så det var noget skuffende, at for få havde fundet vej til Gug Stadion – trods massiv markedsføring på forskellig vis, bl.a. som noget nyt også på Facebook.
Der mangler fortsat afregning for enkelte poster, så LFN har endnu ikke lavet et endeligt regnskab, men dette forventes at blive lidt bedre end sidste år.

 Gratis kaffebord/sildebord

Hjælp fra Ungdomsafdelingen havde været talstærk, men der er stadig behov for ”en tovholder” til tydeligt at instruere de unge om opgaverne.
Alternativt bør vi frem over satse på hjælp fra voksne.   

 Loppemarked

Der var formentlig flere og bedre effekter end de senere år, men vi bør overveje at forbedre indretning af telt, så f.eks. tøj ophængt på stativ fremstår mere synligt og dermed mere salgbart.

Tombola

Der har været kritik af, at der havde været for mange nitter, men FO oplyste hertil, at disse – i forhold til sidste år – havde været færre.
Det blev foreslået, at det på et opsat skilt i vognen fremgår, hvor store chancer der er for at vinde.

 Petanque

Der havde kun været få interesserede, som benyttede muligheden for at prøve spillet.
Formanden for Petanque-klubben, Tove Svendsen, har dog oplyst, at de formentlig har fået et par nye medlemmer.

 Musik

Der var enighed om, at musikerne havde underholdt godt – og længe.

 Fællesspisning

 Maden oppe fra Møllehuset i Asaa havde været god – men der var ikke tilstrækkelig mad i forhold til appetitten hos deltagerne.  

 Sponsorreklamer/skilte

Vi skal frem over sikre bedre – og rettidig – skiltning for vores sponsorer.

Ekstern hjælp

Vi skal være mere tydelig i vores ønsker og aftaler vedrørende hjælp til opsætning/nedtagning af telte samt afhentning/opmagasinering af borde/stole mv.
Der bør således frem over træffes mere præcise tidsmæssige aftaler med Seniorafdelingen om vores behov – og gerne med en Plan B, der sikrer ressourcer, hvis vejrforhold er dårlige.

 Nyt telt

Det aftaltes, at JA undersøger muligheder for indkøb af et nyt telt af god kvalitet, f.eks. et på 6m x 12m.   

 Markedsdag 2020

 Det aftaltes at gennemføre en markedsdag igen til næste år – lørdag den 22. august.

 Aktivitetsoversigt

 Der fremkom ikke særskilte forslag til ajourføring af aktivitetsoversigt for markedsdagen. Denne skønnes således fortsat anvendelig som ”styringsinstrument”, men – ud over i planlægningsfasen - skal vi huske at benytte den under selve arrangementet.

 

  1. Julekalenderen

    Annoncepriser

 Det aftaltes at fastholde priser fra sidste år, dvs. 450 kr. for de små og 750 kr. for de store.

 Gentegning af annoncer

 Der aftaltes fordeling af gentegning, jf. oversigt, som BN udsender efter mødet – med henblik på at gentegning gennemføres inden udgangen af september.

 Gevinster

 JA laver aftale med Meny om atter at levere - samt udlevere – de 40 gevinster.

Offentliggørelse af disse foretages på Gug Boldklubs hjemmeside mandag den 9. december, hvorved sælgerne også kan få uge 49 til salget.

 

  1. Eventuelt

 Arbejdsgruppe til planlægning af Veteranaften 2020

 Det aftaltes, at AH, BN og LFN planlægger den forestående veteranaften, hvorunder alle i Bestyrelsen deltager med de praktiske opgaver under arrangementet.

 Donation fra GB Masters

 AH har for nylig genoptaget og gennemført golfturneringen GB Masters ude i Ørnehøj Golfklub.
En del af overskuddet – 1.250 kr. – doneres nu til Gug Boldklubs Venner med henblik på at gøre gavn i Gug Boldklubs ungdomsafdeling.

 Gavekort fra Bone´s

 Det aftales på næste møde, hvornår gavekortet ønskes anvendt.

 

  1. Næste møde

 Næste møde holdes mandag den 28. oktober 2019 kl. 17.

 

Oversigt over uafklarede aktiviteter mv.

Mødedato

Aktivitet

Ansvarlig

Ønsket færdigdato

06.11.17

Nedsættelse af rør til flagstænger

10.09.18: Plastikrør nedsættes, når vejarbejde omkring klubanlæg er gennemført.

 

 Efterår 2019

07.01.19

Drøftelse af eventuel foredragsaften

 

2019

22.07.19

Fællesmøde med Gug Boldklubs bestyrelse tirsdag den 5. november 2019