Mødereferat . Gug Boldklubs Venner

Seneste mødereferat

Referat af bestyrelsesmøde i Gug Boldklubs Venner -
mandag den 5. november 2018.

Deltagere: Benny Nygaard (BN), Finn Olsen (FO), Jens Louis Bank (JLB), Jørn Axelsen (JA) samt Willy Pedersen (WP).

Afbud: Flemming Jacobsen (FJ).

Endvidere deltog Erik Steffensen (ES) og Jesper Kaalbye (JK) fra Gug Boldklubs seniorudvalg indledningsvis i mødet, idet der forud for dette var truffet aftale om at drøfte MatchDay-konceptet - både i forhold til det hidtidige forløb samt fremadrettet.

MatchDay

ES/JK oplyste således, at der fra både udvalg samt træner- og spillertrup var udtrykt stor tilfredshed med nu etårige initiativ - og ikke mindst i relation til samarbejdet med Gug Boldklubs Venner. Alt i alt har der været både stor opbakning samt stor opmærksomhed til de gennemførte arrangementer.

Konceptet videreføres fremover og tilstræbes videreudviklet på forskellig vis ud fra økonomiske rammer, bl.a. med bedre fanzone og opvarmningsfaciliteter. Dette er dog p.t. i idéfasen, men ES/JK fremhævede, at Gug Boldklubs Venner ønskes inddraget mest muligt i arbejdet heromkring, for derigennem bl.a. at tilgodese særlige behov, som Vennerne har.

Efter en drøftelse af konceptet fortsattes mødet herefter på ordinær vis som planlagt.

 

1. Godkendelse af forslag til dagsorden

Det aftaltes indledningsvis at gennemføre mødet i henhold til det udsendte forslag til dagsorden.

2. Opfølgning og godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet mandag den 10. september 2018

MobilePay
Alternativt nummer til MobilePay koster 500 kr. i éngangsafgift samt 0,75 kr. pr. transaktion.

Det aftaltes, at JLB bestiller særskilt MobilePay-nummer - med henblik på at tage dette i anvendelse ved det forestående juletræssalg.

Referat blev herefter godkendt.

3. Information fra formanden

Fællesmøde med Gug Erhvervsforening og andre lokale foreninger

JA orienterede herunder kort om, at han havde deltaget i et fællesmøde fredag den 2. november 2018, hvorunder fælles initiativer var blevet drøftet - med fokus på fremtidig udvikling i Gug, f.eks. omkring et multihus.

4. Økonomisk status

JLB redegjorde kort for bevægelser siden sidst, jf. kontooversigt pr. 29 oktober 2018, som var udsendt inden mødet. Det fremgik heraf bl.a., at der p.t. er overskud på ca. 43.500 kr. samt en kassebeholdning på ca. 100.000 kr.

Endvidere orienterede JLB om, at der fra markedsdagen mangler indbetaling fra en enkelt sponsor, hvorefter der kan forventes et overskud på ca. 20.000 kr.

Indkøb af ny salgsvogn

JLB/JA orienterede herunder om forskellige aktuelle tilbud/muligheder for indkøb.

Efter en kort drøftelse heraf, inkl. mulighed for at lade den gamle salgsvogn indgå i en eventuel handel, aftaltes det, at JLB - sammen med FJ - undersøger markedet yderligere med henblik på at gennemføre en konkret handel.

5. Behandling af indkomne ansøgninger

U14-15 Piger - Træningsudstyr
Det aftaltes at bevilge det ansøgte beløb - 1.200 kr. - som tilskud til indkøb af særlige træningsredskaber til styrketræning.
BN giver besked herom til ansøgeren m.fl.

Indkøb af pc til webredaktør
JLB har modtaget henvendelse fra Gug Boldklubs webredaktør, Kristian Møller Andersen, om mulighed for et eventuelt tilskud til indkøb af en ny pc.
Det aftaltes bevilge et særskilt tilskud dertil - under forudsætning af, at Gug Boldklub foretager indkøb.

Fadøl til sidste MatchDay i 2018
JA har truffet særskilt aftale herom med klubhusinspektør Kasper Krogh.

Belønning af puljevindere i Ungdomsafdelingen
To hold - U16 Drenge og U15 (8 mands) - har vunder deres respektive puljer og tildeles derfor kontante belønninger på henholdsvis 500 kr. og 250 kr., jf. gaveregulativet.
BN giver besked herom til Gug Boldklubs sportsudvalg m.fl.

Det aftaltes i øvrigt at drøfte behov for ændringer i gaveregulativet, idet der løbende sker ændringer i DBU's struktur for opdeling af hold.


6. Drøftelse af aktiviteter

a. Julekalenderen

1650 julekalendere er nu videregivet til Gug Boldklubs ungdomsafdeling med henblik på salg.

Salget gennemføres - efter aftale med Henrik Gaardsøe (HS) - af U13 Drenge.

JLB udleverede endvidere fakturaer vedrørende annoncer på julekalenderens bagside med henblik på opkrævning og indbetaling.

WP oplyste, at der er truffet aftale med HG om statusmøde med henblik på løbende opfølgning på forløb af salget samt den efterfølgende afregning.

Det drøftedes i øvrigt kort, om salg frem over bør omorganiseres, så der - lige som ude i KFUM - foretages en stor spredning i antal sælgere, der hver især således kun har ansvar for salg af et meget lille antal julekalendere.

b. Evaluering af MatchDay

Denne blev gennemført indledningsvis - før dagsordenens punkt 1, Godkendelse af forslag til dagsorden.

c. Juletræssalg

JA orienterede herunder kort om aftale med leverandør, der bl.a. indebærer mulighed for små og store leverancer - efter behov.

Priser aftaltes til 200 kr., 225 kr. og 250 kr. - afhængig af størrelse.

Udbringning aftaltes til 25 kr.

JLB kontakter Gug Boldklubs webredaktør, Kristian Møller Andersen, med henblik på at få lavet plakater til ophængning rundt omkring.

JA laver udkast til vagtplan ud fra, at der foretages salg i alle decembers weekender frem til jul i tidsrummet kl. 10-17 - samt endvidere fredag den 21. december.

d. Generalforsamling

Det aftaltes at gennemføre næste års generalforsamling mandag den 11. marts 2019 kl. 19.

De praktiske detaljer heromkring aftales senere, men BN reserverer allerede nu lokaler.

e. Veteranaften

BN/JLB orienterede herunder om, at arbejdet med planlægning er igangsat, og der bl.a. p.t. truffet aftale med DBU's formand, Jesper Møller, om at han kommer som gæstetaler.

7. Eventuelt

Herunder var der intet til behandling.

8. Næste møde

Det aftaltes at holde næste bestyrelsesmøde mandag den 26. november 2018 kl. 16.

Mødet gennemføres med fokus på aktiviteter vedrørende det forestående juletræssalg, og herunder specielt aftale om vagtplan.

 

Oversigt over uafklarede aktiviteter

 

Mødedato

Aktivitet

Ansvarlig

Ønsket færdigdato

06.11.17

Nedsættelse af betonrør til flagstænger

14.05.18: Betonrør erstattes af plastikrør.

25.06.18: Plastikrør nedsættes inden længe.

10.09.18: Plastikrør nedsættes, når vejarbejde omkring klubanlæg er gennemført.

FJ/JLB

Sommer 2018

09.04.18

Overvejelser om flere deltagere til generalforsamlinger

JA

-

09.04.18

Veteranaften mandag den 25. februar 2019

BN/JLB

Primo 2019

05.11.18

Indkøb af viskestykker

FO

24.02.19

05.11.18

Revision af gaveregulativ

 

Forår 2019